Pymes armadas de tecnología pueden reducir costos y competir con grandes empresas

La tecnología ha dejado de ser un lujo o un privilegio en todo el mundo, convirtiéndose cada vez más en un elemento fundamental en la vida diaria de las personas y de las diferentes organizaciones, principalmente de las pequeñas y medianas empresas (Pymes), las cuales están empezando a encontrar en la tecnología su mejor aliado para fortalecer sus operaciones y crecer de forma más rápida en sus mercados.

Así lo considera Johnny Robles, Chief Technology Officer (CTO) de IMPESA, FinTech costarricense, quien señaló que en la actualidad la tecnología es fundamental para optimizar los procesos de negocio de las Pymes y reducir sus costos operativos y demás gastos.

“Un eficiente uso de la tecnología que está al alcance de las pequeñas y medianas empresas, especialmente los recursos en la nube, puede significar una verdadera ventaja competitiva para ellas, logrando una mayor eficiencia, diferenciación, y exposición mediática en sus respectivos mercados, entre muchos otros beneficios”, explicó el experto.

Agregó que en un mundo tan globalizado como el actual, las empresas deben ser rápidas y eficientes con todos sus recursos, y para esto existen muchas herramientas tecnológicas que las Pymes pueden implementar en sus operaciones de acuerdo a su giro del negocio.

“Existen herramientas desde Open Source que son completamente gratuitas, pero con una curva de aprendizaje muy grande, hasta soluciones en la nube por parte de Google y Microsoft, por ejemplo, que se pueden acceder hasta por US$5 mensuales por usuario. Con respecto a los procesos de negocio, en el mercado de Costa Rica existen múltiples proveedores de ERP (conjunto de sistemas que permiten la integración de ciertas operaciones empresariales) que tienen esquemas orientados a servicio y no a compra de licencia, lo que ayuda a la adopción de una tecnología específica por parte de la Pyme”, comentó Robles.

Agregó que, por ejemplo, una Pyme con problemas de comunicación podría implementar herramientas como Google Gsuite u Office 365, que, mediante un pago mensual, pueden tener acceso a herramientas tecnológicas de primer nivel para su gestión como correo electrónico, videoconferencia, almacenamiento en nube, entre muchas otras, lo que les ayudará a contar con una comunicación más rápida y fluida con sus colaboradores y diferentes proveedores o clientes.

Otra opción que las Pymes pueden aprovechar es la tecnología en nube que puede ayudarles a tener las mismas herramientas que las grandes empresas para almacenamiento y protección de información relevante de la empresa sin tener que invertir grandes montos de capital; además, problemas de espacio físico en las empresas pueden ser solucionados con teletrabajo mediante el uso de herramientas como Google.

¿Cómo implementar estas herramientas en las Pymes?

Robles señaló que la forma en que se realice la incorporación de la tecnología en cada Pyme dependerá de su estructura, por lo que no se puede generalizar una forma única; sin embargo, asesorarse con otras empresas o consultores que conozcan sobre el tema tecnológico debe ser siempre el primer paso para que las Pymes puedan implementar herramientas tecnológicas en sus procesos y operaciones, especialmente si la empresa no tiene experiencia previa en estos temas. Esto porque “es muy fácil cometer errores en la implementación que con un poco de ayuda se pueden evitar”, afirmó.

El experto puntualizó una guía que pueden seguir las pequeñas y medianas empresas para incorporar la tecnología en sus operaciones:

1. Asignar dentro del presupuesto de la empresa, al menos, un 2% del dinero destinado a la tecnología.
2. Utilizar los servicios en nube lo más que puedan, ya que les permiten acceder a tecnologías de primera generación a un costo mensual razonable.
3. Asesorarse sobre los temas que no conocen, no hay nada peor que invertir en TI sin saber en que se está metiendo.
4. Buscar proveedores que se encuentren en el punto justo de sus necesidades, y que dé un buen servicio post venta a un precio razonable.
5. Tratar de invertir en un stack de tecnologías y mantenerse en un mismo ecosistema. Evite mezclar proveedores que vayan en direcciones opuestas del mercado.
6. Buscar soluciones que se adapten a sus prácticas contables.
7. En la mayoría de las Pymes, la tecnológica ayuda en alguno o más de las áreas de las empresas. Es importante concentrarse en un área a la vez.
8. Generar una optimización de los procesos de negocio.
9. Incorporar flujos de trabajo de ventas, pre venta, y post venta.
10. Incorporar procesos de Core Business o negocios principales mediante sistemas ERP y CRM.
11. Buscar una forma de lograr una disminución de gastos operativos.
12. Incorporar la automatización de procesos dentro de la empresa.
13. Tercerizar las funciones de TI para que no sean parte íntegra de su negocio. Déjelo a proveedores de confianza y con respaldo reconocido.
14. Capacitarse en temas de contratos relacionados con TI, como, por ejemplo, SLA's Proyectos, SAAS, entre otros. Esto le ayudará a protegerse legalmente en caso de que las cosas no salgan como usted quisiera.

Robles recalcó que una forma de saber en qué área se puede utilizar la tecnología es “buscar un área de ‘dolor‘ en su Pyme y preguntarse si usando alguna de las tecnologías que existen actualmente podría mejorarlo. Si es así, busque dar pasos pequeños para conocer esa tecnología antes de lanzarse por completo a un proyecto de implementación para que este no salga más caro de lo deseado”.

Otro aspecto importante que destacó el CTO de IMPESA a la hora de incorporar la tecnología en las Pymes es la capacitación del personal que trabaja en ellas.

“La capacitación es fundamental en cualquier área. Si no se saben usar las herramientas, de nada sirve tener las mejores. Hoy en día existen muchas formas (en línea y en forma gratuita) para que la gente se capacite. Lo que a veces hace falta es la voluntad y la disciplina para hacerlo”, dijo Robles.

Además, destacó que incursionar en soluciones tecnológicas ya no es tan caro como solía serlo años atrás, gracias a la gran variedad de soluciones como servicio en las nubes de los distintos proveedores. Por ejemplo, empresas que antes no se podían dar el lujo de tener una solución de US$100 mil, ahora sí lo pueden hacer mediante un conjunto de soluciones más sencillas, que pueden ir desde US$5 mensuales por usuario.

“En la actualidad ninguna empresa puede ignorar a la tecnología, hacer eso es condenar su organización al fracaso. Hoy día ya no se puede funcionar a un nivel competitivo sin tecnologías de información, por lo que incorporar tecnología a las operaciones es muy importante si se quiere crecer”, concluyó el experto de IMPESA.